Trong các doanh nghiệp, ngoài công việc quản trị tốt các hoạt động bán hàng; thì quản lý kho là một công việc quan trọng không kém. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Hơn thế còn giúp giảm thiểu những rủi ro bất thường; và vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru. Vậy chủ cửa hàng cần những kỹ năng như thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
Quản lý kho hàng hiệu quả là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho… Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản; cũng như quản lý số lượng hàng hóa tồn kho.
Khái niệm về hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm; mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang; hay tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…
Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy mà chủ cửa hàng luôn cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho là việc đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình góp phần quan trọng vào việc tối ưu doanh số bán hàng; và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán. Quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát mọi sản phẩm từ bán chạy đến hàng dư khó bán để đưa ra phương án kịp thời. Giúp giải phóng không gian nhà kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.
Vì sao cần quản lý kho hàng hiệu quả?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Có lẽ chính vì điều này, mà việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết.
- Quản lý hàng lưu động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung của doanh nghiệp.
- Có ý nghĩa kinh tế quan trọng. Vì hàng tồn kho là một tài sản lưu động nói riêng và nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp.
- Có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp.
- Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tránh thất thoát hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư
- Tiết kiệm chi phí lưu kho; tiết kiệm chi phí mua hàng
- Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả
- Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả
Cách quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học nhất
Quản lý kho hàng khoa học sẽ giúp doanh nghiệp phát triển tốt. Vậy thì có những cách nào để có thể quản lý kho hiệu quả nhất?
Đánh giá lại thiết kế bố trí kho của bạn
Thiết kế bố trí kho là nền tảng của việc tổ chức kho. Không có bản thiết kế này, bạn sẽ không thể tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho. Và đây là 3 nguyên tắc chính cần lưu ý khi lập kế hoạch cho bố cục kho:
- Dòng chảy (lưu thông): là sự di chuyển không bị gián đoạn của vật liệu, con người và phương tiện trong tòa nhà.
- Khả năng tiếp cận: có nghĩa là dễ dàng thay đổi vị trí của mọi sản phẩm trên các giá đựng hàng mà không ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp các sản phẩm xung quanh
- Không gian: là không gian kho tối đa bạn có thể chi trả.
Sử dụng hệ thống Pallet racking cho việc quản lý kho hàng hiệu quả
Lưu kho theo hệ thống Pallet racking là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả được nhiều người biết đến.
Đây là hệ thống kệ chứa Pallet phổ biến và kinh tế nhất hiện nay. Hệ thống giá kệ này tối ưu sự lựa chọn hàng hóa đạt 100%, có thể đạt chiều cao lưu trữ lên đến 12.8m. Có thể tận dụng được các khoảng không gian trong nhà kho.
Sử dụng phân tích ABC trong thiết lập kho hàng tồn kho
Phân tích hàng tồn kho ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho. Phương pháp này sẽ phân loại hàng hóa thành 3 loại theo mức độ doanh số và giá bán của hàng hóa:
A – Các mặt hàng bán chạy nhất mà không chiếm nhiều diện tích kho hoặc chi phí bảo quản.
B – Các mặt hàng tầm trung bán thường xuyên nhưng có thể có chi phí lưu kho cao hơn
C – Phần còn lại của kho lưu trữ. Chiếm phần lớn chi phí tồn kho của bạn trong khi đóng góp ít nhất vào lợi nhuận của bạn.
Phân tích ABC về hàng tồn kho là một cách áp dụng nguyên tắc 80/20: phần lớn lợi nhuận của bạn thường sẽ đến từ khoảng 20% tổng hàng tồn kho của bạn. Sau khi nhóm kho lưu trữ của bạn vào các danh mục ABC. Hãy sắp xếp khu vực lấy hàng và đóng gói theo cách thuận lợi nhất để nhân viên có thế truy xuất hàng hóa dễ dàng. Sắp xếp theo thứ tự loại A đến loại B rồi cuối cùng là loại C.
Thường xuyên vệ sinh và dọn dẹp kho
Kho chứa hàng càng lộn xộn, khả năng xảy ra rủi ro và tai nạn lao động càng cao. Ngoài ra nó cũng làm giảm năng suất vận hành. Hơn nữa, nó có thể dẫn đến hàng tồn kho bị hỏng do quá hạn hoặc giảm chất lượng, làm tăng chi phí hàng tồn kho của bạn. Mặt khác, một kho có trật tự sẽ tăng hiệu quả và lượng lưu thông nguyên vật liệu của bạn.
Dán nhãn cho hàng hóa giúp quản lý kho hàng hiệu quả nhất
Mỗi đơn vị lưu kho trong kho cần được dán nhãn rõ ràng để dễ nhận biết. Giữ nhãn của bạn thống nhất cho mọi mặt hàng (ví dụ như luôn dán nhãn ở góc dưới cùng bên phải của hộp). Hoặc là dán phía trên mỗi nhãn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, chẳng hạn như: Tên sản phẩm, Mã xếp giá, Màu sắc, Kích thước, Ngày tháng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tùm được sản phẩm hơn.
Tối ưu việc nhập hàng vào kho
Nhập hàng, lưu kho hiệu quả là một trong những mẹo quản lý kho. Bởi lẽ nó sẽ bắt nhịp cho phần còn lại của quy trình lưu kho và quản lý kho của bạn. Dưới đây là một số phương pháp giúp bạn cải thiện việc nhập kho:
- Tối ưu hóa không gian nhận: bằng cách cung cấp các công cụ thích hợp để nhân viên sắp xếp hàng hóa.
- Giữ không gian nhậnluôn sạch sẽ và ngăn nắp.
- Theo dõi hàng tồn kho liên tục để giảm sai sót.
- Giám sát kiểm soát chất lượng bằng cách thuê người quản lý kiểm soát chất lượng.
- Dỡ bỏ hàng tồn kho nhận được một cách nhanh chóng và an toàn. Thực hiện bằng cách sử dụng các máy móc thiết bị thích hợp; tuân theo các thủ tục bắt buộc.
- Xác minh hàng hóa nhận được bằng cách sử dụng các số liệu. Ví dụ như mô tả hàng hóa, mã sản phẩm, số theo dõi lô,…
Lắp camera quan sát
Bởi chủ doanh nghiệp không trực tiếp quản lý kho hàng mà thông qua các nhân sự cấp dưới. Vì vậy nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm bắt được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
Kiểm kho định kỳ – Là một bước quan trọng để quản lý kho hàng hiệu quả
Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần. Nhằm xác nhận số lượng, chất lượng sản phẩm còn tốt hay không.
Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa hoặc nhóm sản phẩm.
Một số hình thức kiểm kê kho có thể áp dụng:
Kiểm kê thực tế: là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn e ngại khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập; hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.
Kiểm theo chu kỳ: Khác với kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm. Thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý; mỗi tháng; mỗi tuần; thậm chí mỗi ngày.
Kỹ năng mềm cần thiết đối với nhân viên kho
Khi quản lý kho, bạn cần phối hợp với nhiều bộ phận, vậy nên việc tích lũy và rèn luyện những kỹ năng mềm là điều không thể thiếu.
– Đầu tiên là phải biết lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp để tránh xung đột.
– Biết lên kế hoạch và có kỹ năng lãnh đạo tốt để quản lý công việc cửa hàng hiệu quả hơn.
– Đối với những kho hàng lớn thì cần biết thêm về kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự. Việc này nhằm tối ưu hóa hoạt động trong kho, giảm thất thoát.
– Người đóng vai trò là chủ cửa hàng phải biết phân công nhiệm vụ cụ thể và bố trí số lượng nhân viên hợp lý với công tác trong kho.
– Cần đề ra nội quy và quy trình làm việc nhằm đảm bảo tính kỷ luật, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng không quá bó buộc.
Lưu ý để quản lý kho hàng hiệu quả cao nhất
Để đảm bảo hiệu quả cao trong quá trình quản lý kho hàng, ta cần lưu ý những điều sau:
- Niêm phong kho đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn
- Người ngoài doanh nghiệp khi đến kho đều phải có sự chấp thuận của người quản lý.
- Cần có người bảo vệ để phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường (tránh trộm cắp, đột nhập)
- Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý cần ký hợp đồng.
- Nên đưa ra định mức lượng tồn kho của từng mặt hàng để dễ dàng kiểm soát.
Trên đây là tất tần tật cách quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Để nâng cao hiệu quả cho công việc quản lý kho, việc trang bị kiến thức và kỹ năng quản lý kho là điều không thể thiếu. Hy vọng những chia sẻ trên của Kệ sắt Trung Nguyên sẽ giúp chủ cửa hàng có thể quản lý kho hàng khoa học hơn.
